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Kollaborationsdesign revolutioniert die Tagungs- und Eventbranche

19.04.2020

7Min. Lesedauer

Kollaborationsdesign revolutioniert die Tagungs- und Eventbranche

Kollaborative Plattformen heben die Interaktion zwischen den Nutzern auf ein ganz neues Level. Das bietet viele Chancen für Kongresse, Meetings, Tagungen, Summits, Conventions, Messen und Co. Weil es Veranstaltern und Teilnehmern viele (virtuelle) Räume öffnet, um digital zu interagieren.

Denken wir die Zukunft hybrid – mit kollaborativen Ökosystemen für MICE und Co.

Wir schreiben April 2020. Und es wird in Deutschland bis Ende August keinen Kongress mehr, keine Incentives oder Belohnungsreisen, keine Events, keine Messen, keine Summits von Forschern geben. Das heißt noch lange nicht, dass wir aufhören müssen miteinander zu interagieren, denn Social Distancing gilt nur in der analogen Welt. Virtuelle Meetings, Tagungen, Kongresse und sogar digitale Messen sind denkbar – ja sie sind viel mehr, sie sind machbar – wenn man kollaborative Plattformen clever nutzt.


Best Practices gibt es heute bereits, entweder von vornherein geplant, wie bei TED.com – der vielleicht weltweit führenden Innovationskonferenz, an der man heute on demand „teilnehmen“ kann. (Ted.com revolutioniert seit über zehn Jahren die Welt der Vorträge – indem es Keynotes in einer unvergleichlichen Qualität und Bandbreite ins Netz stellt.) Oder sie haben wegen Covid-19 in rasender Geschwindigkeit von analog auf digital umgeschwenkt. Ein Beispiel dafür: der 66. Frühjahrskongress der Gesellschaft für Arbeitswissenschaft in Berlin. Damit er stattfinden kann, stellte die Gesellschaft für Arbeitswissenschaft den Teilnehmenden im März virtuelle Räume zur Verfügung, in denen sie zusammenfinden.

E-Learning – lassen wir uns inspirieren!

Kennen Sie MOOCs? Das sind Massive Open Online Courses. Und im Grunde nichts anderes als riesige virtuelle Lehrveranstaltungen auf universitärer Ebene oder bei der Erwachsenenbildung. Mitunter nehmen Tausende an einzelnen MOOCs teil. Und das liegt sicher daran, dass sie einfach frei zugänglich sind. Aber auch, weil Universitäten offenbar großes Interesse haben, sich über MOOCS Renommee zu erarbeiten. Das MIT gilt nicht umsonst als Vorreiter in diesen Bereich. Aber auch „kleinere“ Universitäten wie die University of Sheffield (UK) oder die University of Cape Town (South Africa) haben mehr als 5 MOOCs in den TOP 100. So eröffnen sich auch diesen Unis ganz neue Möglichkeiten. Weil sie Inhalte über kollaborative Plattformen für MOOCS orts- und zeitunabhängig bereitstellen und bearbeiten können. Ein weiterer Schritt sind dann virtuelle Vorlesungen und interaktive Vorträge, Chat-Gruppen, virtuelle Meetings, Face-to-Face-Chats, Videocalls und Co. All das ist heute in kollaborativen Ökosystemen schon möglich.

Aber konzentrieren wir uns an dieser Stelle nicht auf den Bildungssektor, sondern darauf, was solche Tools in der Welt von MICE bringen – wenn man nur bereit ist, wirklich offen und kollaborativ zu denken. Und wenn man bereit ist, Meetings, Konferenzen oder sogar ganze Messen auch virtuell stattfinden zu lassen.

Warum nicht von vornherein hybrid arbeiten?

Echte Treffen vollständig durch virtuelle Treffen ersetzen, das geht nicht? Wenn Sie das jetzt denken, haben Sie sicher recht. Aber darum geht es bei kollaborativen Konzepten für digitale MICE-Plattformen auch nicht. Viele von ihnen wollen die analogen Möglichkeiten nämlich einfach digital erweitern oder ergänzen und so die virtuelle Teilnahme an Kongressen und co. möglich machen. Augmented MICE könnte man das nennen. Aber halten wir uns nicht mit Buzzwords auf. Sondern denken wir lieber darüber nach, was virtuelle Räume der Zusammenarbeit in der Welt von MICE wirklich bringen:

Mehr Reichweite – längere Wirkung

Viele unserer Kunden – und bestimmt auch viele Ihrer Geschäftspartner – nehmen Jahr für Jahr ordentliche Budgets in die Hand, um auf Messen, Kongressen und Tagungen vertreten zu sein. Diese dauern drei, vier Tage. Und danach? Was ist da mit dem hochwertigen Messestand, mit Präsentationen, Produkt-Erklärvideos, mit Werbemitteln wie Flyern und Co.? Sind die dann reif für die Tonne? Sind Wissensimpulse oder Businesskontakte dann einfach verloren?

Nicht, wenn eine Messe oder ein Kongress eine kollaborative Plattform als Treffpunkt für die Besucher anbietet. Denn dort ist es denkbar, dass solche Dinge viel dauerhafter wirken. Stellen Sie sich einfach vor, dass Sie eine Messe-Plattform besuchen – Sie sehen virtuelle Messestände, hören virtuelle Vorträge, können virtuelle Termine vereinbaren und das sogar lange, nachdem die Messe vorbei ist. Auch bei Tagungen und Kongressen können Sie Inhalte noch nach Tagen, Wochen oder vielleicht einfach dauerhaft abrufen und sich mit den Teilnehmern vernetzen und weiterdiskutieren. Die Tools dafür sind heute schon da – man muss sie nur nutzen. Dann kann man die Attraktivität und Effizienz von Messen, Kongressen, Summits und Co. ganz einfach und nachhaltig steigern.

1. Mehr Teilnehmer – mehr Einnahmen

Einmal ehrlich: Viele von uns fahren nicht gerne auf Messen und Kongresse, denn solche Events fressen Zeit. Und unser Alltag ist oft so eng getaktet, dass wir uns die Tage für Messen und Co. extra freischaufeln müssen. Hier entfalten digitale MICE-Plattformen ihre Wirkungskraft, denn sie ermöglichen vielbeschäftigten Spitzenkräften oder weit entfernt lebenden Menschen die virtuelle Teilnahme an Kongressen und Messen. Diese können sich einfach zuschalten und danach wieder anderen Dingen widmen. Sie können an einzelnen digitalen Veranstaltungen teilnehmen, digitale Vorträge hören, selbst digitale Beiträge leisten und direkte Gespräche mit Entscheidern aus Partner-Unternehmen führen. Je einfacher und kollaborativer ein Event oder Kongress durch eine virtuelle Erweiterung wird, desto erfolgreicher kann das gesamte Event sein und das trägt am Ende auch zu einer größeren Wertschöpfung bei. Denn die Erfahrung zeigt: Die realen Besucherzahlen nehmen in solchen Fällen nicht ab, ganz im Gegenteil, virtuelle Teilnehmer kommen hinzu. So kann man etwa durch eigens geschaffene digitale Teilnahmegebühren zusätzliche Einnahmen generieren.

 

2. Virtuelle Keynotes und Präsentationen hören und mitdiskutieren – auch vor und nach den Events

Prominente Speaker und spannende Präsentationen stärken die Attraktivität von Events, Messen und Summits enorm. Also warum sollte man Beiträge solcher Keynote-Speaker nicht über einen längeren Zeitraum nutzen? Zum Beispiel als Teaser-Videos, um Besucher zu akquirieren oder als interaktive Live-Streams, Vlogs, etc. mit denen man Besucher weit über die Öffnungszeiten und Grenzen der Messen hinaus erreicht. Und warum sollte man es Teilnehmern von Konferenzen nicht einfach ermöglichen, sich auch virtuell untereinander auszutauschen. Gemeinsam Ideen zu testen, Perspektiven auszuloten und so – in Kollaboration – neue Geschäftskontakte und -ideen zu knüpfen. Schließlich geht es bei Messen und Events im Kern ja genau darum. Und Sie können sicher sein: Die Aussteller und Teilnehmer danken es Veranstaltern, wenn ihnen derartige Möglichkeiten in die Hand gegeben werden.

3. Kollaborative Räume in der virtuellen Welt

Virtuelle Vorträge und Livestreams kennen wir alle, aber virtuelle Räume für die Zusammenarbeit nicht unbedingt. Und wenn, setzen wir sie meist unternehmensintern ein. Zum Beispiel bei Meetings via Microsoft Teams.
Aber was, wenn wir diese Möglichkeiten viel offener denken? Wenn wir virtuelle Räume für die Zusammenarbeit auch im Rahmen von Messen schaffen? Wenn wir verschiedensten Teilnehmern Türen und Tore öffnen, um mit uns zu diskutieren, nachzudenken, um Ideen zu entwickeln und Innovationen anzustoßen? Und das alles ganz nah an den Bedürfnissen von unseren Kunden, weil diese ja virtuell mit uns an einem Tisch sitzen? Was, wenn wir das über die kollaborativen Plattformen sogar unabhängig von konkreten Veranstaltungstagen oder von den Öffnungszeiten der Veranstaltungsorte nutzen? Die Antwort auf all diese Fragen: Dann entsteht kommunikativer und auch ein wirtschaftlicher Mehrwert für alle Beteiligten. Eine Win-Win-Win Situation für Veranstalter, Teilnehmer und Besucher.

 

4. Virtuelle Messehallen und virtuelle Kongressräume

Aktuelle Plattformen von Kongressen und Messe-Anbietern ermöglichen es Besuchern und Teilnehmern nicht wirklich, das Event detailliert zu planen. Denn viel mehr als ein Programmablauf oder ein Lage- und Zeitplan wird uns in der Regel nicht zur Verfügung gestellt. Das ist schade. Denn die technologischen Möglichkeiten sind heute hier schon so weit, dass wir Messen und Kongresse im Grunde schon vor unserem Besuch virtuell vollkommen durchplanen könnten. Wir könnten durch virtuelle Themenhallen spazieren, uns virtuell vorinformieren und sogar direkte Termine für die Messe oder auch direkte Gespräche bei Kongressen vereinbaren. Während die Messe oder der Kongress läuft, könnten diese virtuellen Meeting Points sogar dazu dienen, kurzfristige Gespräche vor Ort zu vereinbaren. Oder denken Sie an einen Chat, den man direkt auf der Messe oder während eines Kongresses starten kann. Auch dann, wenn man sich gerade in einer anderen Halle, in einem anderen Vortrag oder sogar in der Kantine befindet … Auch auf diese Weise kann die Kommunikation bei Events ganz neu gedacht werden. Wenn man nur will.
 

5. Denken wir noch größer – mit Holo-Meetings und Co.

Kollaborationsdesign – das beruht immer auf der Idee, dass man Wissen mit Partnern teilt. Und genau dafür stehen uns heute viele Technologien zur Verfügung. Ein besonders faszinierendes Tool: Holo-Meetings. Bei ihnen setzen sich die Menschen virtuell an einen Tisch. Und Dinge, über die gesprochen werden, können über VR-Brillen für alle sichtbar sein. Stellen Sie sich einfach vor, Sie wären Maschinenbauer und wollten ein neues Teil präsentieren. Genau dafür sind solche Holo-Meetings ideal. Weil sie live Informationen auf digitale Art vermitteln, die sonst wirklich nur im Face-To-Face Meeting vermittelbar sind. Genau das Gleiche gilt für File- und Screensharing, etc. Denn auch solche Dinge können virtuelle Räume auf kollaborativ designten Plattformen eröffnen. Übrigens nicht nur bei Events und Messen, sondern ganz generell in kollaborativ agierenden Unternehmen.

 

6. Kollaborative Plattformen für Ihr Unternehmen

Wir von der trio-group haben und ganz dem Kollaborationsdesign verschrieben. Weil wir fest daran glauben, dass kollaborative Plattformen nicht nur bei MICE, sondern auch in vielen mittelständischen Unternehmen ganz neue Potenziale freisetzen: Sie sparen Zeit und Kosten, sie vereinfachen Kooperationen, sie ermöglichen die echte Kundenzentrierung, und, und, und.
Wie genau kollaborative Plattformen dabei wirken, hängt von den individuellen Voraussetzungen ab. Wir laden Sie ein: Sprechen Sie mit uns darüber! Lassen Sie uns ausloten, was bei Ihnen machbar und sinnvoll ist! Nutzen wir die Tools, die heute schon da sind! Setzen wir unsere Mittel mit maximaler Effizienz ein! Und gehen wir kollaborativ in die Zukunft!

Das bieten wir Ihnen dabei:

  • Konzeption und Beratung – als kollaborative Strategen
  • Technologie und Umsetzung – als kollaborative Entwickler
  • Design und Usability – als kollaborative Gestalter

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Daniel Szkutnik

Geschäftsführender Gesellschafter trio-group montabaur

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